在版权监管趋严、软件厂商维权力度不断增强的背景下，越来越多的个人和企业因使用盗版软件而收到版权方或其代理律师发来的告知函。相比正式的法院传票，告知函属于侵权维权的前期沟通阶段，但它同样具有警示和施压作用。收到这样的函件，既不能忽视，也不能慌乱应对。别人发来的盗版软件被告知函如何处理，需要从核实真伪、控制风险、法律沟通到长期防范多个环节综合考虑，才能将风险降到最低。

　　一、先确认函件真实性与指控依据

　　在收到告知函后，不要急于回信或承诺，首先要确保函件的真实性和对方的合法身份。

　　1、核实发函方身份

　　查看函件落款的公司、版权方或律师事务所信息，并通过官方网站、律师协会或工商注册平台确认其真实性与合法性。

　　2、仔细阅读指控内容

　　关注函件中提到的软件名称、涉嫌侵权的时间、使用场景、涉及设备数量以及法律依据等关键信息，判断指控是否与实际情况相符。

　　3、保存函件与相关信息

　　无论函件内容真假，都要保留原件、快递单、电子邮件等全部材料，防止后续发生争议时缺乏证据。

　　二、及时采取止损行动

　　确认函件和指控并非无稽之谈后，应立即采取措施，避免风险继续扩大。

　　1、停止使用涉案软件

　　卸载盗版软件并确保相关业务不再依赖它，避免对方继续收集新的侵权证据。

　　2、全面排查系统环境

　　检查所有电脑、服务器和终端，清除其他未经授权的软件，减少被追加指控的可能。

　　3、准备正版替代方案

　　根据业务需要，采购正版授权或引入合法开源软件，以保证业务连续性并展示整改态度。

　　三、在法律指导下进行沟通与应对

　　告知函的目的通常是促使侵权方承认事实并进行赔偿，但这并不意味着必须无条件接受全部要求。

　　1、避免直接承认侵权

　　在未充分评估对方证据前，不要在任何书面或口头沟通中承认全部指控，以免在后续谈判或诉讼中被动。

　　2、请律师介入分析

　　让专业律师评估函件内容、证据合法性、赔偿合理性，并判断是否存在谈判空间或抗辩可能。

　　3、选择合适的回应方式

　　在律师指导下，通过书面函件或律师函的形式进行回复，既表明配合态度，又保留法律立场，争取在和解中降低赔偿和整改成本。

　　四、建立长效机制防止问题重演

　　即使当前事件处理完毕，如果管理和使用习惯不改，仍有可能再次陷入版权纠纷。

　　1、建立软件资产管理制度

　　定期盘点、记录所有软件的版本、授权信息和到期时间，确保来源合法可追溯。

　　2、规范采购流程

　　通过官方渠道或授权代理购买软件，并保存发票、合同、授权码等凭证作为合法使用的证明。

　　3、加强版权与合规培训

　　让所有使用软件的人员了解盗版的法律风险和安全隐患，从意识层面减少违规可能。

　　总结

　　面对别人发来的盗版软件被告知函如何处理，核心思路是“先确认，再止损，慎沟通，立长效”。在确认函件真伪和指控内容后，立即停止侵权、清理环境，并在律师协助下与对方沟通争取有利结果。同时，通过制度化管理和正版化策略，才能从根源上避免重蹈覆辙，确保软件使用的安全与合法。