在当前版权保护日益严格的环境下，使用盗版软件已不再是“小问题”，而是一种明确的侵权行为。一旦被版权方发现，通常会先收到一封律师函或正式告知函，这意味着对方已经掌握了初步证据，并打算启动维权程序。面对这种情况，盲目应付、逃避或置之不理，都会让问题恶化。用盗版软件后被发函怎么办，需要从核实真伪、停止侵权、法律应对到制度整改等多个方面着手，确保将风险降到最低。

　　一、先确认发函的真实性与指控内容

　　收到发函的第一时间，不要慌乱，更不能贸然作出承诺或承认。

　　1、核实发函主体身份，查看律师事务所名称、律师姓名、执业证号等信息，并通过司法行政部门或律师协会平台验证其真实性。

　　2、仔细阅读函件内容，弄清被指控的具体软件名称、使用时间、侵权方式以及对方引用的法律依据。

　　3、保存函件原件、快递单据、邮件记录等全部相关资料，这些都是后续法律咨询与应对的重要凭证。

　　二、立即采取行动止损

　　确认发函属实后，应尽快切断侵权行为，避免事态升级。

　　1、卸载并停止使用涉案盗版软件，确保后续不会再产生新的侵权证据。

　　2、全面排查设备，包括电脑、服务器、工作站，删除所有未经授权的软件版本。

　　3、如涉及企业，应同步启动正版化计划，制定替换方案，保证业务不中断的同时符合版权法规。

　　三、在法律指导下回应与沟通

　　发函是版权方的正式警告，但并不意味着你必须照单全收他们的要求。

　　1、不要在未经法律咨询的情况下承认侵权事实或签署任何协议。

　　2、将函件及所有相关材料交给专业律师，让律师评估证据的充分性、赔偿金额的合理性以及和解的可行性。

　　3、在律师指导下，通过正式的书面渠道与对方沟通，既要表明整改意愿，也要保留法律立场，争取一次性解决，包括赔偿、购买正版授权等条件。

　　四、完善内部机制，防止重犯

　　一次发函事件是警示，更是改进管理的机会。

　　1、建立软件使用合规制度，对所有软件的采购、安装、授权情况进行登记和定期审计。

　　2、通过正规渠道购买软件，并妥善保存合同、发票、授权码等证明，以备查验。

　　3、对全员开展版权与合规使用培训，让每个人都清楚盗版的法律风险和安全隐患。

　　总结

　　针对用盗版软件后被发函怎么办，最有效的应对策略是冷静处理、快速止损、专业沟通和长期防范。核实真伪、停止侵权、寻求律师帮助，是化解当下风险的关键；制度建设、正版化和版权意识提升，则是避免未来再次陷入同类困境的根本途径。