在数字化办公和软件密集使用的今天，企业和个人对各种软件的依赖越来越强。然而，部分用户出于节约成本、获取便捷等考虑，可能会使用未经授权的盗版软件，这种行为不仅触犯法律，还存在安全隐患。一旦因为使用盗版软件而收到版权所有方或律师事务所发来的告知函，意味着对方已经掌握了初步证据，并准备启动维权程序。此时，如何应对，直接影响到法律风险、经济损失以及企业形象。使用盗版软件被发告知函怎么办，需要从法律、技术、沟通及后续整改等多个方面全面考虑，才能妥善解决问题。

　　一、确认告知函的真实性与法律性质

　　在收到告知函的第一时间，不应慌乱，更不能贸然回复。确认发函的真实性和性质，是制定应对策略的第一步。

　　1、核实发函主体身份

　　检查告知函的落款单位、地址、联系方式以及盖章或签名信息，确认其是否为软件版权所有人或授权代理律师事务所。可通过官方网站、工商注册信息、律师事务所备案信息等渠道进行验证，避免落入诈骗陷阱。

　　2、辨别告知函类型

　　告知函可能是律师函、警告函、协商函等，不同类型代表不同的法律指向。例如律师函多为民事维权前的警告，行政机关发出的则可能涉及行政处罚，性质不同，应对策略也有差异。

　　3、保存完整证据

　　将告知函的纸质版、电子邮件或快递信息原样保存，并留存快递单、发件信息等，以备后续维权或应诉时使用。这些材料能证明函件的送达时间和内容。

　　二、采取及时的止损措施并评估风险

　　在确认告知函真实后，应迅速采取措施减少风险，避免情况升级为诉讼或行政查处。

　　1、立即停止侵权

　　卸载盗版软件，停止相关业务使用，并在条件允许的情况下更换为正版软件或合法替代产品，防止新的侵权证据被追加。

　　2、评估侵权事实与范围

　　梳理使用盗版软件的数量、时间、用途，评估是否涉及商业用途、跨地区分发等加重情节。掌握这些信息，有助于在后续与对方沟通中做出准确判断。

　　3、寻求专业法律帮助

　　在未充分了解法律责任前，不宜直接与对方进行实质性承认或赔偿承诺。应及时咨询律师，让律师评估对方证据的充分性、可能的法律责任以及谈判空间，避免因不当回复扩大责任。

　　4、准备替代和正版化方案

　　在止损的同时，制定替代方案，包括采购正版软件、引入开源工具等，确保业务不中断并符合合规要求。

　　三、制定沟通与解决方案

　　收到告知函后，沟通是避免事态恶化的重要环节。无论是个人还是企业，都应基于事实和法律进行理性应对。

　　1、明确沟通立场

　　在律师的指导下，确认沟通目标，是争取和解、减少赔偿金额，还是澄清事实、否认部分或全部侵权。

　　2、主动联系但保持谨慎

　　可以通过书面回复或律师函的方式，与发函方建立正式沟通渠道。避免在电话或即时通讯中作出口头承诺或承认侵权事实，以免留下不利证据。

　　3、争取和解的条件

　　如果确有侵权事实，可与对方协商一次性赔偿、签署停止侵权承诺书、购买正版授权等条件，减少诉讼成本和时间损耗。

　　4、关注隐私与商业信息保护

　　在与对方交涉过程中，要注意保护企业的商业机密和用户信息，防止因提交内部材料造成二次风险。

　　四、从制度与管理层面防范再次发生

　　应对完一次告知函并不意味着风险彻底消除，更重要的是通过制度和管理预防类似问题的再次发生。

　　1、建立软件资产管理制度

　　定期盘点和审核公司内部的软件使用情况，记录软件来源、授权信息、到期时间，防止因疏忽而引入盗版。

　　2、采购合法渠道软件

　　通过官方授权经销商或官方网站购买软件，保存好发票、合同和授权码，确保在版权争议中有据可查。

　　3、加强员工版权合规培训

　　让员工了解盗版软件的法律风险、安全隐患及合规使用的重要性，从源头减少违规行为。

　　4、利用技术手段监控

　　部署IT资产管理工具或终端管控系统，实时监控安装的软件类型和版本，防止私自安装盗版程序。

　　总结

　　面对使用盗版软件被发告知函怎么办这一问题，关键在于冷静应对、分步骤处理。先核实告知函的真实性与法律性质，再采取立即止损和风险评估措施，接着通过专业化沟通争取最佳解决方案，最终在制度和管理层面防范重演。这样不仅能最大程度降低法律和经济风险，还能推动个人或企业实现软件使用的合规化与长期安全发展。