在企业信息化快速推进的今天，软件正版化已不再是可选项，而是合规经营的基本底线。一旦公司因“使用盗版软件”而收到版权方或其代理律师事务所寄来的“侵权告知书”或“律师函”，不仅会影响企业声誉，甚至可能面临高额赔偿和行政处罚。本文将围绕“公司收到盗版软件告知书怎么处理”这一核心问题展开详细解析，提供合规应对建议，帮助企业有效规避版权法律风险。

　　一、公司收到盗版软件告知书怎么处理

　　收到盗版软件相关告知文件后，企业不能掉以轻心，更不能简单忽略或直接撕毁。此类文书通常来自软件版权持有方、商业软件版权联盟或其授权的法律机构，一旦处理不当，可能招致进一步的维权诉讼或执法机关介入。以下为处理流程的详细步骤：

　　1、第一时间成立应对小组

　　收到“使用盗版软件”的告知书后，公司应立即通知法务、IT、运营及管理层相关负责人，成立专项处理小组，由法务主导应对方案，确保信息不外泄并统一口径。避免个别员工擅自应对或删除相关证据。

　　2、核实版权方身份与文书合法性

　　检查发送告知书的单位是否为真实的版权方或其授权代理，例如微软、Autodesk、Adobe、BSA等。注意查看函件上是否附带授权委托书、公司公章、律师执业证号等关键信息，防止遭遇假冒钓鱼或诈骗行为。

　　3、内部排查软件使用情况

　　组织IT部门对公司电脑进行全面排查，包括：

　　①逐台电脑查看操作系统、办公软件、设计类软件、开发工具等安装清单；

　　②利用专业资产管理工具生成授权情况报告；

　　③确认安装来源是否为正版渠道，是否具备有效授权序列号或许可证。

　　4、对存在问题的软件立即整改

　　如发现确实存在“使用盗版软件”的情况，应立即：

　　①卸载相关非法软件；

　　②中止其使用，防止二次侵权；

　　③同步保留日志记录，以备后续沟通使用证明与整改过程。

　　5、与版权方进行理性沟通

　　可由法务或专业律师代表公司向告知书发函方致电或邮件回复，内容包括：

　　①表达收到函件并正在积极核实情况；

　　②表示愿意配合查实并沟通解决方式；

　　③避免正面承认侵权行为，防止被作为司法证据；

　　④如有争议，可提出是否提供更多材料证明具体侵权软件与数量。

　　6、积极推动软件正版化

　　为防止类似问题再次发生，企业应尽快与授权渠道或正版软件代理商联系采购正规授权。建议优先选择带有“企业授权”“永久激活”“一次性买断”的非订阅制商业授权，例如AdobeVIP商业许可、Autodesk企业套装等。

　　7、必要时委托专业律所应对

　　若对方提出高额索赔或直接提起民事诉讼，公司可根据实际情况委托专业律所进行法律协商，力争达成调解。部分情况下，如能展示整改记录和善意态度，版权方有可能给予减免处理或签署谅解备忘。

　　通过上述措施，公司可以在合规框架下，有效化解“使用盗版软件”带来的法律风险，并建立起长效的合规机制，提升企业治理水平。

　　二、使用盗版软件的合规风险及应对建议

　　除了收到版权告知书后的应对，企业更应正视“使用盗版软件”背后可能引发的系统性风险，从制度、技术与意识层面进行深入整改，建立可持续的正版软件使用体系。

　　1、行政处罚与刑事追责的法律后果

　　根据《中华人民共和国著作权法》及《计算机软件保护条例》，企业若存在大量或反复使用盗版软件行为，可能被行政机关依法查封设备、罚款，严重者甚至构成侵犯著作权罪，被追究刑事责任。企业法人、高管也可能因疏于管理而被问责。

　　2、企业招投标、上市审计等环节受限

　　许多大型甲方单位在对供应商进行审核时，会明确要求提供软件正版化证明。企业若被列入侵权黑名单，可能影响参与政府采购、央企外包项目，甚至在IPO审计中被视为内部管理失控的负面指标。

　　3、信息安全漏洞隐患

　　盗版软件往往携带破解程序、后门代码，极易引发信息泄露、病毒入侵、数据丢失等安全事件。一旦发生系统性瘫痪，损失远不止软件授权成本，而是整个业务运营中断与客户信任的崩塌。

　　4、建立“软件资产管理”制度

　　建议公司建立SAMS，明确采购审批流程、定期授权盘点、超期授权清退等机制，结合IT资产管理系统实时监控软件部署情况。

　　5、开展合规宣导培训

　　可定期组织员工培训，内容涵盖“使用盗版软件”的法律后果、授权识别技巧、企业内部审批流程等。通过案例讲解与制度解读，提升员工的合规意识与操作规范。

　　6、选择授权明确的官方渠道

　　避免从非正规渠道（如网盘分享、破解论坛、非授权淘宝商家）购买所谓“廉价激活码”。建议优先选择厂商官网、官方指定代理商、思杰马克丁等授权平台购买正版软件，获得正规发票、技术支持与企业备案服务。

　　7、结合软件使用场景制定策略

　　例如研发设计类软件建议按团队购买并绑定设备使用；办公类软件建议按账号授权部署；对于短期项目需求，也可考虑按月租赁的灵活授权模式，降低成本同时避免侵权。

　　总结

　　公司收到盗版软件告知书怎么处理？面对这类突发情况，企业应立即启动合规响应机制，从组织、技术、法务三个维度进行综合应对。彻底排查“使用盗版软件”情况、及时整改并与版权方沟通协商，是解决问题的关键。同时更应建立软件资产管理制度，推动正版化、制度化、常态化管理。在当前数字化转型的时代，守法使用软件不仅关乎合规，更关系企业声誉、信息安全与可持续发展。与其冒险节省授权费用，不如以长远眼光投入到企业软件正版化建设中，规避一切不必要的法律与经营风险。