在企业数字化应用不断加深的今天，软件版权风险也随之提升。很多人第一次收到软件侵权律师函往往会慌张，不知道是否必须立即回应，也不了解这类函件的实际法律效力。事实上，律师函往往意味着权利人已注意到可能存在的软件授权问题，例如在日常办公中使用盗版软件或未经许可的安装包。律师函虽然不等同于法院判决，但却是后续维权程序的重要前置步骤，一旦处理不当，不仅会扩大企业风险，也可能导致更高的赔偿成本。因此，正确理解律师函的逻辑并及时采取措施，是避免风险升级的关键。

　　一、软件侵权律师函不处理的后果

　　收到软件侵权律师函后若选择忽视，通常会带来一系列连锁反应。律师函本质上属于权利人的正式通知，一旦侵权事实成立，律师函内容可能会在后续诉讼中作为对方已经尽到“告知义务”的证据。若企业或个人在收到告知后仍持续使用盗版软件，法院往往会认定存在明显过错，从而导致赔偿金额更高。

　　在实际案例中，不处理律师函可能带来以下结果：

　　第一，权利人启动正式立案流程。对方律师会在律所系统中提交材料，随后由权利人委托公证处对软件运行界面、安装路径、使用记录等进行公证取证。

　　第二，侵权证据被锁定后，将进入法院诉讼程序。通常先由所在地法院立案，再进行审理。此时的赔偿金额不再只是补足授权费用，还可能出现额外的合理支出，例如律师费、公证费与诉讼费。

　　第三，企业内部可能面临系统排查。法院在审理中可能要求提供软件资产清单、安装记录及采购合同。对于管理混乱、缺乏授权文档的企业来说，这种排查本身就是巨大压力。

　　第四，声誉风险扩大。在某些行业中，若被判定为侵权行为成立，合同方可能会因此对企业信用评分产生负面评价，影响未来合作。

　　因此，律师函绝不是一张“可回可不回”的警告纸，而是潜在高成本纠纷的起点。越早采取专业手段处理，越能降低危害。

　　二、如何正确回复并处理软件侵权律师函

　　想真正化解律师函带来的风险，需要采取系统性的应对步骤，而不是情绪化回应。一个规范的处理流程通常包括以下几个阶段：

　　第一步：确认函件真实性

　　收到律师函后，应先确认对方是否为真实的权利人或受托律所。可以通过以下方式核实：

　　1、在官方网站查询律师事务所名称与联系方式；

　　2、拨打律所公开电话核实是否确实发出过该函件；

　　3、核查函件中涉及的软件名称、版本号、序列号与企业实际使用情况是否一致。

　　第二步：排查内部是否有盗版软件

　　确定律师函真实后，需要立即由IT部门进行全面梳理：

　　1、检查公司电脑、服务器中是否存在未经授权的商业软件；

　　2、查看是否有人私自安装破解程序、激活文件或来自未知来源的安装包；

　　3、记录软件名称、版本、安装路径与实际使用人，为后续沟通提供依据。

　　第三步：保持沟通但不立即承认侵权

　　由法务或律师撰写正式回复函，内容包括：

　　1、确认已收到律师函并正在排查；

　　2、表达愿意沟通的态度，但不直接承认侵权事实；

　　3、要求对方提供具体证据以便进一步核查。

　　第四步：若确有侵权，应主动提出整改方案

　　在确认企业内部确实存在盗版软件后，应主动采取措施：

　　1、立即停止使用相关软件并卸载；

　　2、将实际使用数量记录在案；

　　3、表达愿意补足授权并协商解决纠纷的意愿。

　　主动沟通有利于降低对方对企业恶意程度的判断，从而减轻赔偿压力。

　　第五步：若无侵权，则准备反证材料

　　若排查后确认没有使用盗版软件，可向对方提供：

　　1、采购合同与发票；

　　2、授权码、序列号、许可证截图；

　　3、安装来源记录。

　　此时可要求对方撤回指控，必要时可反向追究其不当维权责任。

　　第六步：建立长效合规机制

　　律师函事件处理结束后，企业应考虑如何避免同类问题反复发生。例如：

　　1、建立软件资产管理制度；

　　2、要求员工不得私装程序；

　　3、由IT定期扫描软件列表；

　　4、所有软件须通过统一渠道购买。

　　总结

　　软件侵权律师函如何回复不仅关系到一次纠纷，也关系到企业或个人的长期风险管理。律师函虽然不是司法裁决，但其背后代表的是版权方明确的维权态度。无论是企业还是个人，只要曾经或正在使用盗版软件，都应以严肃态度对待这类函件。通过核查事实、专业回应、及时沟通与合规整改，可以有效降低损害甚至避免进入诉讼。软件合规是一项长期工程，也是一种必要的风险管理方式。只要处理得当，律师函事件完全可以转化为一次提升管理水平的契机。