在信息化高度发达的当下，越来越多企业与个人依赖各种专业软件进行日常工作与科研设计。然而与此同时，出于成本考虑或版权意识不足，部分用户选择了使用盗版软件。一旦被版权方发现并发来律师函，事态就会从技术层面升级为法律风险。这类事件近年来频繁发生，尤其涉及像Adobe、Autodesk、MATLAB、CorelDRAW等广泛使用的国外商业软件，维权力度不断加大。本文将围绕“盗版软件使用被发了律师函怎么办”这一核心问题展开分析。
一、盗版软件使用被发了律师函怎么办
面对“因使用盗版软件而被发律师函”这一突发情况，必须尽快进入规范处理流程，避免损失扩大甚至发展成诉讼案件。
1、确认律师函真实性
第一步是检查所收到律师函是否为正式法律文书。律师函一般由律师事务所出具，需具备完整抬头、落款、印章、律师姓名及执业证号。若来源模糊、语气威胁或勒索迹象明显，需谨慎判断是否为钓鱼骗局。可通过该律所官网查找联系方式，拨打验证其是否确实代表某软件厂商维权。
2、立即自查涉案软件
若函件明确指出具体软件名称与使用时间，应立刻检查单位或个人设备中是否安装过对应【盗版软件】。包括但不限于如下几个方面：
①打开电脑“控制面板-程序与功能”，查看安装列表中是否有目标软件；
②检查是否存在破解补丁、非法激活工具或修改hosts文件绕过验证的痕迹；
③浏览电脑下载文件夹、U盘、云盘中是否保存过非法安装包；
④对于企业用户，建议使用资产审计工具（如Lansweeper、ManageEngine）进行集中扫描。
3、保留证据准备回应
如果确认确实曾使用盗版软件，应迅速保留相关证据，例如安装时间、使用记录、安装来源等，同时截图当前状态用于备案。若存在被误认或误扫的情况，则需准备系统配置说明、授权证明、交易凭证等材料用于反驳。
4、委托律师进行对接
律师函背后往往是商业谈判的起点而非终点。个人或企业若自行与对方沟通，极易因言辞不当扩大责任或错失减赔机会。因此，应委托专业知识产权律师代理回复，常规流程包括：
①由律师审查原始函件内容；
②核实自查结果及可能的侵权程度；
③由律师发函说明整改情况并提出协商条款；
④争取以付费补授权、下架整改等方式避免进入诉讼流程。
5、积极整改避免扩大影响
在收到函件后，持续使用盗版程序可能被认定为“明知仍用”，属于主观恶意。建议立即卸载所有可疑程序，彻底清除激活工具和补丁残留，并向律师提供整改截图。若为公司行为，需暂停涉事员工账号使用权，并汇报处理进展。
6、是否和解取决于证据与态度
多数厂商通过发函更多是为敲响警钟，并促使对方尽快购买正版。若侵权事实清楚且证据充分，主动和解是避免更大损失的现实选择。相反，如果对方证据链不完善，或目标用户确实未涉及侵权，则可以正当维权，拒绝不合理赔偿。
二、如何降低使用盗版软件导致法律风险的可能性
“防患于未然”永远是最经济高效的选择。在律师函发来之前，建立合规使用机制、使用正版替代方案，能有效规避风险。
1、全面审计当前软件使用状况
建议单位设立专门IT资产审计流程，每季度全面检查公司内软件授权状态，使用如WizTree、Everything等工具搜索磁盘中.exe、.iso、.rar类文件，识别潜在非法安装包。定期清理不明程序，并将所有软件列入许可证登记表。
2、采购渠道选择正规授权商
企业或个人在采购商业软件时，应优先选择软件官网、授权代理、天猫国际旗舰店等渠道，避免通过破解站、论坛、网盘等非官方途径获取软件版本。如需控制成本，可选择教育版、非商业版或一次性买断授权。
3、明确授权范围防止“超范围使用”
部分用户虽购买了正版软件，但在授权数量或使用设备范围上超出限制，同样属于侵权行为。例如某些单用户许可不能用于多台设备；教育授权不能用于商业用途。建议详细阅读EULA许可协议，并设置使用人员与设备绑定制度。
4、建立内部软件使用规范
单位内部应出台软件使用管理制度，规定如下内容：
①禁止私自安装未授权软件；
②新员工入职进行软件合规培训；
③员工需填写《软件使用申请表》报IT部审批；
④配备统一软件安装包，禁止U盘/移动硬盘传播。
5、引导员工使用开源替代工具
对于部分功能需求不复杂的软件场景，可以用开源或低成本工具替代。如GIMP替代Photoshop，LibreOffice替代Office套件，Inkscape替代Illustrator。既降低成本，又避免因使用盗版软件而引发法律风险。
6、申请正版软件补贴政策
部分软件品牌会对创业团队、教育机构、科研项目、非营利组织提供专项正版补贴。例如BioRender、MATLAB、Affinity等工具针对高校师生推出大幅优惠政策，积极申请既能合规也能节省预算。
总结
“盗版软件使用被发了律师函怎么办”不仅是对侵权行为的被动反应，更是一次对信息资产管理意识的警醒。从危机应对角度看，确认信息、自查核实、委托律师、依法协商，是处理此类事件的基本路径；从合规建设角度出发，则应建立授权管理制度、使用正版工具、定期审计和培训员工，从源头规避“使用盗版软件”的法律隐患。在数字经济时代，每一份数据、每一份工具都代表着知识产权，合法合规的使用方式，才是通往专业、安全与长期发展的基石。
