在当下知识产权保护力度不断加大的环境中，企业软件使用的合法性已经成为监管和版权方重点关注的领域。尤其是像CAD设计、工业制图、财务管理、创意设计等专业软件，正版授权费用高、使用范围广，导致一些企业出于成本考虑安装盗版版本。然而，一旦被版权方发现，极有可能收到律师函。公司使用盗版软件收到律师函怎么办，不仅关乎侵权赔偿和法律风险，更影响企业的声誉与运营稳定。

　　一、律师函背后的法律含义与风险

　　律师函是版权方委托律师事务所发出的正式法律文书，目的是提醒并敦促侵权方停止侵权、进行整改并赔偿损失。

　　1、法律预警信号

　　律师函并不是法院判决，但它是法律维权流程的重要一环，意味着版权方已掌握初步证据，如IP地址监测记录、安装截图、软件序列号比对等，并做好了提起诉讼的准备。

　　2、侵权责任范围

　　根据《著作权法》规定，未经授权使用他人软件的行为属于侵权，公司可能面临赔偿版权方实际损失、侵权所得、正版许可费以及合理维权费用等责任。企业大规模使用盗版软件的案件中，判赔金额可从几万元到数百万元不等。

　　3、法律升级风险

　　如果企业忽视律师函，在限定时间内不回复或不整改，版权方往往会直接提起诉讼，并可能申请财产保全、证据保全等措施，增加诉讼难度与成本。

　　二、公司收到律师函后的应对步骤

　　收到律师函后，企业应以冷静、合规和高效的方式处理，避免因处理不当而加大损失。

　　1、核实律师函真实性

　　通过律师事务所官方网站或版权方客服热线核实律师函的真实性，防止陷入假冒维权或诈骗陷阱。

　　2、立即组织内部自查

　　由IT部门、法务部门或第三方软件审计机构全面检查公司计算机、服务器，核对是否存在函件中所列软件的盗版安装，并评估使用范围与数量。

　　3、保存相关证据

　　保留律师函原件、快递单据、内部软件清单、购买合同与发票等，必要时可拍照留存安装界面、版本号和序列号信息，作为后续协商或应诉的基础材料。

　　4、寻求专业法律援助

　　委托有知识产权诉讼经验的律师分析侵权事实与函件内容，评估版权方的要求是否合法合理，并在律师指导下以书面形式回复，避免随意沟通留下不利证据。

　　5、及时整改与沟通

　　如果确有侵权，立即卸载相关软件并停止使用，购买正版授权或选择合法替代方案。整改完成后，应主动与版权方联系，表达和解意愿，争取降低赔偿金额或免于诉讼。

　　三、预防再次收到律师函的企业合规措施

　　应对律师函只是短期解决方案，企业还应从源头建立长期合规机制，防止类似事件重复发生。

　　1、建立正版软件采购制度

　　在年度预算中为正版软件采购留出专项资金，通过官方渠道或授权代理商购买，确保获得合法的授权文件和发票，并统一存档管理。

　　2、部署软件资产管理系统

　　利用专业工具实时监控企业内部所有计算机的软件安装与使用情况，设置安装审批流程，禁止员工私自下载和安装未经授权的软件。

　　3、定期开展版权合规培训

　　通过培训让员工了解盗版软件的法律风险与网络安全隐患，例如数据泄露、病毒感染、业务中断等，提高全员版权意识。

　　4、评估替代方案

　　对于价格高、使用频率低的软件，可以考虑使用功能相近的开源软件、SaaS云服务或短期租赁授权，既节约成本又保证合规。

　　5、建立应急响应机制

　　制定软件版权风险应急预案，一旦发现潜在侵权或收到维权函件，能够迅速启动核查、处理、沟通和整改流程。

　　总结

　　公司使用盗版软件收到律师函怎么办，核心在于两方面：一是及时核实和应对，尽快停止侵权并通过合法途径与版权方协商，降低法律风险和经济损失；二是通过正版化、制度化和技术化的管理，建立长期的软件合规体系，杜绝侵权隐患。律师函既是风险警示，也是企业提升合规水平、塑造良好形象的契机。