随着企业对各类办公、设计、研发软件的高度依赖，“使用盗版软件”问题正成为法律合规中的高风险区。一旦收到“软件侵权律师函”，往往意味着企业已经被软件版权方或其代理锁定为潜在侵权对象。如果处理不当，轻则损害企业信誉，重则面临高额赔偿甚至法律诉讼。因此，明确“软件侵权律师函处理流程”，对每一位企业管理者和信息安全负责人来说，都是必须掌握的合规基础。

　　一、软件侵权律师函处理流程

　　收到“软件侵权律师函”后切忌慌乱或拖延，应当按部就班地完成排查、确认、沟通、协商等一系列操作，才能最大程度降低风险与成本。

　　1、确认律师函的法律性质与真实性

　　第一步要核实函件来源。通常律师函应来自知名律师事务所或版权方授权代理，落款需有律师执业证号、授权文件编号、被授权版权范围等。确认真实性后再进入下一步。可通过以下方式操作：①拨打律所公开电话核实是否存在该委托；②登录中国版权保护中心网站查询是否有相应软件著作权人记录；③对比函件中所列信息与企业现有软件环境是否对应。

　　2、组织内部软件合规排查

　　IT部门应立即展开“使用盗版软件”的自查行动，分步骤操作如下：

　　①登录企业局域网或远程桌面系统，调用所有终端的已装软件列表；

　　②使用软件资产扫描工具（如Lansweeper、AssetPanda等）扫描非法序列号、未注册软件、破解工具等；

　　③对照采购记录与许可证编号确认每一款软件是否合法合规；

　　④若发现可疑安装，必须截图留存证据，并记录安装路径与使用人。

　　3、法律与管理团队协同应对

　　在完成技术排查的基础上，企业应由法务部牵头成立专项小组，统一口径对外答复，避免多口沟通带来信息混乱。可草拟初步回复函，内容包括：

　　①承认已收到律师函；

　　②正在内部核查相关情况，预计×日内回复；

　　③表达合作意愿但不轻率承认侵权事实。

　　这一阶段不可急于让步，关键在于把控主动权，赢得时间准备后续协商或谈判。

　　4、评估侵权事实与法律风险

　　若调查后确认存在“使用盗版软件”的情况，应立即评估所涉软件的市场价值、侵权时间长度、使用人员范围、是否为盈利性用途等，从而对可能承担的赔偿额进行预判。若企业不存在侵权或争议属实质不明，也应准备相关反证材料。

　　5、准备和谈或采购补救方案

　　根据调查结果，企业可启动三类解决路径：

　　①与版权方进行正版采购谈判，要求对方豁免赔偿责任并出具谅解备忘录；

　　②若版权代理人提出方案合理，可选择支付“补授权费用”以解决侵权争议；

　　③若侵权证据不足或使用场景属于“合理使用”范畴，可委托第三方知识产权律师发函反驳，要求版权方进一步举证。

　　6、正式回复与归档存证

　　确定处理路径后，应由法务出具正式书面函件发送至律师函中列出的联系方式，内容应包含最终处理意见、整改声明、采购证明（如适用）、交涉记录等。同时保存整个处理过程中的全部文书与截图，以便未来如进入仲裁或诉讼阶段能作为法律依据。

　　7、执行后续软件资产合规制度

　　律师函事件处理完毕后，应立刻设立或完善企业软件使用合规制度，包括但不限于：

　　①所有软件统一由采购部门集中申请与采购；

　　②禁止员工私自安装任何非白名单软件；

　　③每季度例行软件审计，出具风险报告；

　　④建立软件资产登记台账与更新日志；

　　⑤对违规员工进行教育或处罚。

　　通过上述步骤，企业不仅能有效化解“软件侵权律师函”带来的法律冲击，还能以此为契机构建稳固的软件合规治理体系，降低因“使用盗版软件”带来的长期风险。

　　二、构建持续的软件合规体系以防范后续侵权

　　一次侵权事件背后，往往暴露出企业日常软件管理的诸多漏洞。处理完律师函不是终点，而是企业重新审视与调整信息资产治理的重要起点。建立一个可持续的软件合规制度，不仅能规避未来被控“使用盗版软件”的法律风险，也能提升企业数字化运作的安全与稳定。

　　1、建立合规流程制度化管理

　　软件合规不能靠临时应对，而需通过制度固定流程化。企业可制定《软件采购与使用管理制度》，明确每一环节的责任人和审批权限，并规定非法软件的判定标准与处置办法。

　　2、启用白名单控制策略

　　利用IT系统设置“软件白名单”，仅允许经审批登记的软件在终端上安装运行。技术层面可通过策略组（GPO）、统一终端管理工具（MDM）实现安装权限的自动封锁，对未经审批的软件直接阻断或强制卸载。

　　3、配置软件使用授权到期提醒

　　企业常因未续约或忘记更新而从正版变成“使用盗版软件”。应通过资产系统设置授权失效前30日的邮件与系统提醒，确保及时采购或续期，防止被版权方后台扫描发现后提起诉讼。

　　4、定期审计与内部培训并行

　　每季度或每半年进行一次全网软件审计，结合审计结果开展一次内部合规培训，内容包括盗版软件法律后果、常见侵权风险点、如何识别非法安装包等。增强员工意识是减少日常违规行为的根本。

　　5、加强与正版厂商和渠道商的合作

　　选择可靠的软件供应商或平台（如Adobe、Autodesk、微软等官方渠道），签署授权协议并获取对应增值服务，确保采购路径合法、授权文件齐备。如合作平台提供扫描工具或合规审核，也可定期配合进行自查。

　　6、设立内部问责与激励机制

　　对于多次违规安装非法软件的员工或部门，应进行通报或纪律处分；反之，对连续多季度无违规、合规使用比例高的部门给予奖励，引导整体行为向合法合规方向转化。

　　通过制度建设、技术管控、员工教育、采购合规四位一体的措施，企业可从根源上减少“使用盗版软件”的发生概率，构建“软件合规不是成本而是护城河”的管理理念。

　　总结

　　软件侵权律师函处理流程，不仅关乎一次危机的应对，更是一场企业自我合规修复的过程。从确认函件、调查排查、法律回应到制度重建，每一步都必须慎重、专业、高效。唯有正视“使用盗版软件”的法律风险，建立稳健的合规防线，企业才能真正迈入数字化经营的合规时代。在版权保护日益严格的今天，软件合规已经不再是选择题，而是生存题。