随着企业信息化进程加速，办公、设计、开发类软件的使用日趋广泛，随之而来的“使用盗版软件”风险也在逐年增加。当企业收到“软件侵权律师函”时，如何在合法合规的前提下妥善应对、及时止损，成为许多管理者必须正视的问题。明确“软件侵权律师函如何回复”的具体流程与法律要点，不仅有助于降低诉讼风险，也能为后续合规建设打下基础。

　　一、软件侵权律师函如何回复

　　企业在收到涉嫌“使用盗版软件”的律师函后，第一时间的响应方式将极大影响事态走向。科学合理地书面回复，可避免误解扩大，争取谈判空间，甚至化解潜在法律危机。

　　1、确认律师函的发送主体与授权范围

　　律师函通常由版权方或其委托的律师事务所、知识产权维权公司发出。收到函件后，第一步是核实其真实性与法律授权。操作流程如下：

　　①查看函件落款单位是否为正规律师事务所，是否有律师执业证号；

　　②检查是否附有版权方授权书或维权委托函原件或复印件；

　　③通过版权局网站查询软件著作权登记信息，确认版权方身份。

　　2、不得口头承认侵权，需书面回复

　　在未全面自查前，切勿轻易口头或邮件承认“使用盗版软件”行为，否则可能构成实质性侵权证据。建议由公司法务或聘请律师统一起草正式回复函，控制语义分寸。书面回复一般包括以下几点内容：

　　①明确已收到函件并高度重视；

　　②表达配合意愿，正在展开内部核查；

　　③不承认侵权事实，亦不回避问题；

　　④承诺在×个工作日内再次回复。

　　3、组织IT合规小组全面排查软件环境

　　为了回应律师函中所列侵权内容，公司应迅速对相关部门及终端设备进行排查。技术步骤可分为：

　　①启用软件资产管理工具（如Open-AudIT、ManageEngine等）进行批量扫描，统计所有安装软件名称、版本、许可证情况；

　　②检查系统注册表、安装目录、激活文件是否存在破解痕迹，如.keygen、.crack等；

　　③核对财务采购记录中的正版软件授权凭证（授权证书、LicenseKey、订单合同）；

　　④整理存在疑似侵权的软件种类、版本、使用范围、部署数量等，形成初步报告供法务评估。

　　4、起草第二轮书面答复并附上初步排查结果

　　结合前述排查成果，公司可在承诺期限内发出第二封正式答复函，内容可包括：

　　①对调查结果的说明（如确认未使用、已卸载、属于试用版等）；

　　②对可能存在问题部分表达整改意愿（如已停用相关软件并启动采购流程）；

　　③附上调查截图、采购合同复印件、卸载记录等材料作为佐证；

　　④请求版权方或代理人暂停追责、协商处理。

　　5、视情商议解决方案并签署免责协议

　　若版权方主张赔偿，企业可委托专业律师参与协商，争取以正版采购置换赔偿、减少金额或一次性补偿方式解决。需注意：

　　①所有赔偿方案必须签订《谅解协议》或《版权纠纷一次性处理协议》，明确免责内容与后续不再追究条款；

　　②如达成一致，尽快付款或采购，并索要版权方盖章的和解函及正版授权文件；

　　③保留全套谈判与付款资料，备查备案。

　　通过上述环节，企业不仅可以在收到“软件侵权律师函”后作出稳妥回应，还能借此契机查漏补缺，提升内部软件合规水平。

　　二、强化软件资产管理避免后续使用盗版软件纠纷

　　企业在处理完律师函后，若不建立完善的软件合规制度，仍有可能因“使用盗版软件”再次陷入维权纠纷。针对这一风险，应从制度建设、技术防控、流程规范三方面展开持续治理。

　　1、建立软件白名单制度与统一采购流程

　　公司应制定《软件安装与授权管理规范》，明确所有软件必须由IT部审核备案、采购部统一下单，未经批准不得安装。可使用组策略（GPO）实现以下操作：

　　①限制员工账户安装权限，仅允许管理员部署软件；

　　②配置允许安装的软件白名单，其它软件将被自动阻断；

　　③安装成功后需在IT平台登记版本、授权编号、设备绑定等信息。

　　2、设置授权监控与续期提醒机制

　　很多侵权问题并非主观恶意，而是由于授权到期未续、设备调换未转移许可证导致的“被动盗版”。为此，可使用软件管理平台设置如下机制：

　　①为每个软件绑定授权失效日期，到期前30天邮件提醒IT与使用部门；

　　②自动生成授权状态变更报告，供管理层审阅；

　　③授权变动需由部门负责人签字，确保全员知情并执行到位。

　　3、组织季度审计并建立违规惩处机制

　　建议每季度至少开展一次终端软件巡查，由信息部或审计部牵头：

　　①扫描全网软件使用情况，导出对比报告；

　　②标记未备案安装行为、授权过期行为、异常激活行为等；

　　③对违规情况通报，首次可教育警告，多次违规给予纪律处分；

　　④对连续多个季度无违规的部门可给予预算奖励，形成正向激励。

　　4、加强员工版权合规教育

　　很多员工在工作中仍存“下载就能用”“P图小工具不重要”等错误认知，应通过年度培训提高版权意识。建议培训内容包括：

　　①使用盗版软件的法律后果与公司风险承担；

　　②破解工具传播行为同样构成侵权；

　　③如何识别盗版下载网站、如何判断授权状态等；

　　④列出公司允许使用的免费开源软件清单，引导合规替代使用。

　　5、加强与软件官方渠道的沟通与备案

　　如企业确因历史原因误用部分“非官方渠道”的软件，可主动联系官方渠道或授权经销商，争取补授权并备案合规情况。部分厂商如Adobe、Autodesk等提供自查通道，可定期上传软件资产清单，请对方反馈合规状态或建议。

　　通过持续强化软件资产管理流程、员工培训机制和终端控制策略，企业可从根源上降低“使用盗版软件”的风险概率，避免陷入反复维权与索赔循环。

　　总结

　　软件侵权律师函如何回复，关键在于冷静、专业、及时。通过验证来源、审慎答复、全面排查、合法应对以及后续合规建设，企业既可有效止损，也可借此契机梳理软件使用现状，堵住“使用盗版软件”的管理漏洞。只有将合规意识内化为制度与文化的一部分，才能真正建立可持续的信息安全与知识产权保护体系。