在当前知识产权保护不断加强的环境下，企业使用的软件是否合法，已经成为监管部门和版权方重点关注的对象。一旦被发现使用盗版软件，版权方可能会先发送“盗版软件告知书”，以提醒和督促企业进行整改。公司收到盗版软件告知书，不仅意味着企业的软件使用行为存在潜在侵权风险，也可能是后续法律行动的前奏。如何理解告知书的含义、妥善应对并防范未来风险，是企业必须正视的问题。

　　一、盗版软件告知书的含义与法律背景

　　盗版软件告知书是版权方或其代理机构在发现企业存在使用未经授权的软件后，向企业发出的正式书面通知。

　　1、版权方的正式通知

　　告知书通常会列明版权方的身份、涉事软件的名称、版本及版权归属，并指出企业未经许可使用该软件的事实。这是一种法律意义上的提醒，旨在让企业意识到可能存在的侵权行为。

　　2、法律法规依据

　　告知书会引用《著作权法》、计算机软件保护条例等相关法律条款，明确告知使用盗版软件的法律后果，包括停止使用、经济赔偿甚至面临诉讼的风险。

　　3、限期整改要求

　　大多数告知书都会给出整改期限，要求企业卸载盗版软件、购买正版授权，或与版权方协商补救措施。如果企业忽视告知书，版权方可能直接升级为律师函或诉讼。

　　二、公司收到盗版软件告知书的应对步骤

　　收到告知书时，企业需要以严肃、合规和高效的态度处理。

　　1、核实告知书的真实性

　　通过版权方官方网站、授权代理机构等渠道核实发函主体，确认告知书确实来自合法的权利人或其代理，避免落入诈骗陷阱。

　　2、梳理软件使用情况

　　对公司内部的所有电脑进行全面检查，核实涉事软件是否确实存在，以及是否存在未授权版本的安装和使用情况。

　　3、保存证据与相关记录

　　保留告知书原件、发送渠道记录、内部软件检查结果及购买凭证等，以便在后续沟通或法律程序中提供证据。

　　4、及时与版权方沟通

　　在核实情况后，主动联系版权方，说明实际情况并表达整改意愿。必要时可在律师协助下进行沟通，争取在不进入诉讼的前提下解决争议。

　　5、落实整改与合规措施

　　根据告知书要求，立即卸载侵权软件，采购正版授权或寻找合规替代方案，并在整改完成后提供相关证明材料。

　　三、如何避免再次收到盗版软件告知书

　　防范是企业合规管理的重要环节，只有从源头杜绝侵权行为，才能避免类似问题反复发生。

　　1、建立正版软件采购制度

　　明确采购流程，确保所有软件通过正规渠道购买并取得合法授权，保存完整的采购合同与授权文件。

　　2、引入软件资产管理机制

　　使用专业的软件资产管理工具，实时监控企业内部的软件安装情况，防止员工私自安装盗版程序。

　　3、定期开展版权与合规培训

　　让员工了解盗版软件的法律风险与安全隐患，提高全员版权保护意识，从制度和意识两方面减少侵权行为。

　　4、预算规划与替代方案

　　在年度预算中预留正版软件采购资金，对于成本较高的软件，可根据实际业务情况选择功能相近、合法合规的替代软件。

　　总结

　　公司收到盗版软件告知书，意味着企业的软件使用已经进入版权方的关注视野。正确的应对方法是快速核实、积极沟通和立即整改，同时通过制度建设和技术管理从根本上避免侵权。正版化不仅是法律要求，更是企业形象、信誉与长远发展的保障。