在数字化办公和软件密集型作业的企业中，“使用盗版软件”所引发的法律风险日益成为管理痛点。一旦企业收到软件侵权律师函，意味着可能已经被软件厂商或其代理机构锁定为涉嫌非法使用其产品的对象。无论侵权属实与否，这类律师函往往都带有强制性与催告性质，如若处理不当，不仅可能带来高额索赔，还可能对企业信誉与后续业务合作造成实质性打击。本文将围绕“收到软件侵权律师函怎么办”这一核心问题进行详尽剖析，帮助企业建立高效、合规的应对机制，防范“使用盗版软件”引发的连锁反应。

　　一、收到软件侵权律师函怎么办

　　当企业收到来自律师事务所或版权机构的侵权函时，首先要判断函件的真实来源与法律性质。通常这类函件并非法院传票，而是版权方要求停止“使用盗版软件”、赔偿经济损失或进行正版采购的前置程序。处理上必须依法、理性、高效地进行，切忌回避或简单忽视。

　　1、确认函件来源是否具备合法性

　　首先要审查寄件单位是否为被投诉软件的正版持有方或其授权律师事务所。函件中应标明版权方名称、授权文号、侵权软件名称、涉嫌侵权的时间与使用范围等内容。如发现内容含糊、落款单位无法核实、使用语言存在煽动或勒索倾向，应提高警惕，防范遭遇诈骗或恶意钓鱼行为。

　　2、立即组织内部合规排查

　　企业IT部门应根据函件所指软件产品，使用专业工具进行全面盘查，操作步骤包括：

　　①远程调用所有客户端设备的软件安装列表；

　　②检查是否存在非法破解版本、来源不明激活密钥、安装包无授权证明的应用；

　　③针对办公套件、设计类、开发类等高频软件逐一比对采购记录与序列号合法性。

　　3、固定证据、记录操作日志

　　在调查中如发现有“使用盗版软件”的痕迹，应立即截图、导出日志、记录IP及安装时间，并保存至备查资料库。此举既能作为后续沟通谈判的依据，也能向版权方展示整改诚意，有助于争取更为缓和的处理条件。

　　4、规范沟通回应流程

　　建议公司由法务或总经办统一对外联系，不可由普通员工直接回函。回复内容宜包含：

　　①已收到律师函，正在内部核查；

　　②愿意积极配合版权方调解并探讨解决方案；

　　③回避对侵权事实的直接承认，避免不经意言辞被后续引用；

　　④可主动提出希望了解更多侵权证据，例如硬盘提取记录、在线抓包记录等。

　　5、研判应对方式：协商、采购、抗辩

　　如核实确有侵权，企业可考虑：

　　①与版权方或其代理商协商采购正式授权，并争取减免罚金；

　　②签署谅解备忘录，展示整改计划以换取对方撤诉；

　　③如对侵权结论存在异议，可委托专业律所出具意见，申请版权仲裁或拒绝索赔。

　　6、后续合规化动作

　　建议企业立即建立软件资产管理制度（SAM），操作包括：

　　①所有软件统一由IT采购，杜绝员工自行安装；

　　②设置安装白名单与访问权限控制；

　　③每季度进行授权审计并归档报告；

　　④建立与合法渠道合作机制，如AdobeVIP、MicrosoftCSP、Autodesk企业服务平台等。

　　通过以上步骤，即便面对“软件侵权律师函”的法律压力，企业也能在保全自身权益的基础上，与版权方达成妥善的协商结果，并借此契机优化信息化合规体系，避免日后因“使用盗版软件”而再次触法。

　　二、规避软件侵权风险的制度构建与行为规范

　　收到软件侵权律师函只是一个警示，关键在于如何从根本上规范企业的软件使用行为、采购流程与合规意识，全面降低未来再次因“使用盗版软件”而陷入法律困境的风险。企业需要从管理制度、技术工具、员工教育与外部采购四个层面全面发力。

　　1、建立采购授权闭环制度

　　所有软件采购必须通过统一流程提交审批，要求提供授权书、原厂发票、序列号验证截图等完整材料。企业应避免使用淘宝、网盘等非正规渠道购买激活码，优先选择有正规资质的平台或直接签订框架采购协议。

　　2、上线软件使用监控系统

　　推荐部署第三方软件资产管理工具，如ManageEngine、Lansweeper、Ivanti等，对所有终端的安装软件进行实时扫描、异常提醒、违规安装封锁。每月出具软件使用报表，由信息安全部门备案审查。

　　3、设定黑名单与自动清除机制

　　对已知高风险的盗版软件名称、破解工具、非法安装路径设定扫描规则，一旦识别，自动弹窗警告并将其列入黑名单，纳入员工违规记录。如需使用特殊软件，必须走报批流程并登记使用时间与场景。

　　4、组织员工版权合规培训

　　通过线上课程或集中培训的方式，每年对员工进行“知识产权保护”“使用盗版软件法律风险”“正版采购识别方法”等内容的教育。建议签署知情确认书，将员工合规行为纳入绩效考核。

　　5、构建企业IT合规责任链条

　　对采购、IT管理、用工、行政各岗位设定不同合规责任，如未执行核查流程或违规采购，追责相关责任人，明确罚则制度，从组织上避免合规松散或管理失控的情况。

　　6、紧急情况下引入第三方介入协商

　　如企业难以独立解决与版权方的谈判，可寻求专业知识产权律所、软件合规顾问公司协助出具整改计划书、赔偿建议书或法律函件，以减少公司内部资源压力，同时提升对外谈判的专业性与效率。

　　7、重视合规背后的商誉与可持续发展

　　使用盗版软件不仅是法律问题，更影响企业在政府、合作方、资本市场的形象与信誉。构建一套成熟的软件合规体系，是现代化企业数字治理能力的重要体现。

　　总结

　　收到软件侵权律师函怎么办？企业面对这一法律节点，必须迅速反应、理性应对，通过核实信息、组织排查、保留证据、规范回应、达成和解等一整套步骤，争取在最短时间内控制风险、化解危机。更关键的是要以此为契机，彻底整顿“使用盗版软件”的隐患，从制度、流程、意识三方面夯实版权合规的地基。在数字资产成为核心生产力的当下，企业不应将软件合规视为“额外成本”，而应视其为合法经营、商业信用与持续发展的保障线。