对于很多小公司来说，软件正版化往往不是优先级最高的投入，特别是在起步阶段，出于成本考虑，有些企业会选择盗版软件来完成日常业务。然而，这种行为在法律上已经构成侵权，一旦被版权方发现并发送告知函，意味着对方掌握了初步证据，并准备维权。这种情况下，若应对不当，可能引发高额赔偿、诉讼风险，甚至影响客户合作与公司信誉。要想降低损失，需要有序处理、逐步推进，从信息确认到后续防范都要考虑到位。

　　一、全面核实函件与风险状况

　　第一步是弄清楚事情的真实性和严重程度，避免在信息不对称的情况下做出错误反应。

　　1、确认发函方资质，包括律师事务所的名称、律师执业证号、联系方式，通过司法行政部门或律师协会网站核实其身份。

　　2、对照函件内容检查实际情况，确认被指控的软件是否确实在公司使用过，涉及多少台设备，使用时间有多长。

　　3、收集并保存相关证据，包括函件原件、快递单据、邮件记录、软件安装记录等，为后续应对和可能的举证做准备。

　　二、立刻中止侵权行为并控制影响

　　在确认函件并非虚构后，应立即采取措施，防止情况恶化。

　　1、卸载涉案软件，确保它不再被用于任何业务场景。

　　2、对全公司设备进行一次软件清查，查找并移除所有未经授权的软件版本。

　　3、在可行的时间内制定替换方案，包括采购正版授权或部署合法开源替代工具，以维持业务正常运转。

　　三、制定法律与沟通策略

　　在这个阶段，处理的重点是如何在保护自身权益的同时，减少赔偿和诉讼风险。

　　1、不要在没有律师指导的情况下，直接承认全部侵权事实或签署承诺文件。

　　2、将函件和相关证据交由律师分析，由其判断对方证据是否充分，以及赔偿金额是否合理。

　　3、在律师协助下与对方建立正式沟通渠道，通过书面形式回应，争取在合理条件下达成和解，避免案件升级到法院。

　　四、建立长期合规体系防止再犯

　　解决了眼前的问题，还需要防止类似风险重演，这对小公司来说尤为重要。

　　1、建立软件资产管理制度，定期盘点软件使用情况，确保所有安装的软件都有合法授权。

　　2、固定软件采购渠道，通过官方或授权经销商购买，并保存合同、发票、授权码等凭证。

　　3、定期进行版权与合规培训，让员工了解盗版软件的法律风险和潜在安全隐患，从意识层面减少违规行为。

　　总结

　　当遇到小公司用盗版软件后被发函的情况，处理顺序应当是“核实—止损—沟通—防范”。先确认函件与指控的真实性，再立即停止侵权，接着在法律支持下与对方协商，最后通过制度化管理和正版化策略消除隐患。这样才能在化解眼前风险的同时，为公司的长期合规和信誉打下基础。