在当前知识产权监管不断强化的背景下，企业或个人因使用盗版软件而收到“软件侵权律师函”的情况屡见不鲜。面对律师函，不少人第一反应是恐慌，甚至选择拖延或忽视，但这种做法往往会让事情恶化。律师函不仅是警告信号，更是版权方启动法律程序前的关键沟通节点。掌握软件侵权律师函协商技巧，能让被动应对变为主动谈判，最大限度降低损失与法律风险。

　　一、软件侵权律师函协商技巧

　　收到律师函的第一步不是辩解或忽略，而是冷静分析函件内容、确认事实、制定策略。以下为针对“使用盗版软件”导致律师函的具体协商技巧与操作步骤：

　　1、确认律师函的真实性与权利来源

　　律师函的发出方可能是软件厂商、代理机构或律师事务所，首先要判断其是否拥有合法授权。具体操作为：

　　①查阅函件落款中的律师事务所名称和律师执业证号；

　　②拨打律师事务所电话核实是否确为该律师所发函；

　　③检查函中是否附带软件著作权证书编号或授权委托书；

　　④通过国家版权局官网核验软件登记号。

　　若对方无法提供上述证明文件，可合理质疑其维权合法性，避免陷入伪律师函诈骗陷阱。

　　2、立即开展内部排查，掌握实际使用情况

　　确认律师函属实后，应第一时间安排IT部门全面排查公司系统，找出可能使用盗版软件的终端与版本。操作步骤如下：

　　①打开所有电脑的“程序和功能”界面，导出软件安装清单；

　　②检查是否存在未购买许可证的软件或通过破解程序激活的版本；

　　③使用资产扫描工具（如Lansweeper、PDQInventory）生成使用报告；

　　④保存截图与日志，建立完整自查证据链。

　　掌握使用范围后，方能在协商时有理有据，而非被动承认全部侵权。

　　3、在律师函要求期限内作出书面回应

　　律师函通常会要求在7至15日内回复，否则可能提起诉讼。回复函应由法务部门或专业律师撰写，格式建议包括：

　　①确认已收到函件，并正在核实相关事实；

　　②请求对方提供侵权证据，包括IP地址、安装设备序列号等；

　　③表明公司态度积极，已暂停相关软件使用；

　　④保留依法答辩与和解权利。

　　此举可展示诚意与理性态度，避免对方直接诉讼。

　　4、主动沟通协商，控制赔偿金额

　　在确认存在“使用盗版软件”行为后，应主动联系对方律师，通过电话或邮件说明整改意向。谈判重点包括：

　　①表明愿意购买正版软件或补缴授权费用；

　　②要求对方减免滞纳金或附加赔偿，理由是非恶意使用；

　　③请求分期付款或以批量采购方式抵消赔偿额；

　　④申请签署《和解备忘录》，避免二次追责。

　　在沟通过程中，保持口径一致、记录完整、语气平和，是维持谈判主动权的关键。

　　5、寻求律师介入提升谈判话语权

　　若对方坚持高额赔偿或威胁立案，建议立即聘请有软件版权案件经验的律师介入。专业律师可从以下角度帮助：

　　①审查版权方证据的合法性与可采性；

　　②评估诉讼风险与赔偿区间；

　　③起草正式协商函件，规范沟通内容；

　　④代表企业参与调解会议，确保协议条款合法、可执行。

　　专业协助不仅能显著降低赔偿额，还能防止被引导签署不平等和解协议。

　　6、完善软件合规制度，防止二次纠纷

　　协商达成和解后，应立即进行正版化整改。推荐执行以下措施：

　　①全面采购正版软件并归档授权凭证；

　　②建立软件使用审批制度，所有安装须经IT部门批准；

　　③设置终端安装限制，禁止员工私装非授权程序；

　　④每季度开展内部自查，定期提交合规报告。

　　长期的合规机制是防止再次收到律师函的根本途径。

　　二、使用盗版软件后的法律风险与预防建议

　　企业若长期忽视版权风险，后果不仅限于经济赔偿，更可能影响品牌声誉与业务资质。以下为针对“使用盗版软件”后的延伸建议：

　　1、明确法律后果，避免心存侥幸

　　根据《著作权法》和《计算机软件保护条例》，未经授权使用软件构成侵权。情节严重的，不仅需承担民事赔偿，还可能被追究刑事责任。企业若在商业活动中反复使用盗版软件，最高可被判处有期徒刑并处以罚金。

　　2、保持合规态度，主动披露问题

　　若企业被发现使用盗版软件，在调查前主动向版权方报告并提出整改计划，通常可换取宽限期或免除追责。建议企业通过律师函回复信表达自查结果，并附上整改证明，展示改进决心。

　　3、妥善处理对外信息披露

　　收到律师函后，除法务和管理层外不宜在公司内部广泛传播，以防员工恐慌。若案件进入司法程序，应由法务统一口径对外说明，确保公司公关风险可控。

　　4、构建正版软件资产管理体系

　　在软件正版化后，企业应通过信息化手段确保长期合规：

　　①建立软件资产管理系统（SAM），记录每个终端的授权状态；

　　②制定授权更新提醒机制，防止许可过期；

　　③与正版供应商签订长期维护合同，确保后续支持与升级合法；

　　④定期接受第三方审计，形成长期信任机制。

　　通过制度建设，企业可从根本上摆脱“使用盗版软件”的历史包袱。

　　5、关注政府与行业正版化政策

　　目前各地政府均推出软件正版化扶持政策，例如中小企业购买正版软件可获得财政补贴或税收优惠。企业可积极申请相关项目，在降低正版采购成本的同时，提升企业形象与合规信誉。

　　总结

　　软件侵权律师函协商技巧的核心在于理性、专业与主动。收到律师函并不意味着已被定罪，而是一次谈判与整改的机会。只要能够准确识别维权主体、及时核查事实、合理协商赔偿并建立长期合规机制，就能在“使用盗版软件”的危机中化险为夷，转危为机。对任何企业而言，合规经营和尊重知识产权，才是维护品牌形象与法律安全的最佳途径。