如何撰写软件侵权律师函回复函，是许多企业在收到相关通知时急需解决的现实问题。尤其在当前软件合规审查趋严的背景下，使用盗版软件带来的法律风险不容忽视。一封规范合理的律师函回复，不仅关乎企业是否认责，更直接影响是否进入诉讼流程，甚至对后续谈判和解结果起关键作用。因此，准确把握律师函回复的法律边界和操作方式，对于化解侵权争议、降低风险损失具有重要意义。

　　一、如何撰写软件侵权律师函回复函

　　企业一旦收到软件公司或其代理律师事务所发来的律师函，必须第一时间进行专业处理。该函件通常指称企业存在使用盗版软件的行为，并要求限期响应、赔偿损失、停止侵权等。在撰写回复函时，应注意以下几个方面：

　　1、明确是否构成侵权

　　首先要进行内部核查，确认是否真实存在使用盗版软件的行为。检查方法包括：核对公司内部所使用的软件名称、版本号、授权信息；对照原厂的销售合同或电子授权码；确认是否在指定台数范围内使用。如发现安装软件与购买数量不符，极有可能构成侵权。在确定结果后，应在回复函中明确立场，如：“经自查，公司曾因旧项目遗留存在一套未能完成转授权的软件，目前已卸载停用。”

　　2、控制用语、避免承认侵权

　　若确有使用盗版软件但希望和解，应特别注意用词，避免写出“侵权”、“盗版”等字眼，否则可能在诉讼中被对方作为认定事实的证据。建议使用“软件使用记录存疑”“授权方式尚在核查中”“已着手清理相关程序”等措辞，既表达积极配合态度，又保留法律抗辩余地。

　　3、列明整改措施与沟通意向

　　为争取缓解对方态度，回复函中应具体说明企业已采取的措施，例如“已于某日完成软件卸载”“已安排统一正版采购计划”“希望通过沟通达成后续补充授权安排”等。表达改正意愿和沟通诚意，有助于将后续走向从诉讼引导至协商。

　　4、附上相关证明材料

　　在撰写律师函回复时，应尽量附上相关文件资料，如采购发票、内部资产登记表、IT系统截图、卸载操作记录等，用于辅助说明企业并非主观恶意侵权或已采取补救措施，增强说服力。

　　5、委托专业律师拟定回复

　　如企业内部法务经验有限，建议委托具备知识产权处理经验的律师草拟并寄送律师函回复。可采用以下流程：首先整理函件内容与内部自查结果，提交给代理律师；律师结合案情撰写正式回复函；通过EMS或律师事务所邮寄，保留寄送凭证作为留档。

　　二、企业应对软件侵权函的处置方式

　　在撰写并发出回复函之后，企业还应对潜在的法律后果做出积极应对，尤其要强化使用盗版软件的内部风险控制，防止类似事件重复发生。以下几个方面需重点落实：

　　1、及时清理涉事软件并统一替换为正版

　　收到警告函后，务必在第一时间完成软件卸载操作。可通过以下路径逐步执行：进入控制面板，点击【程序】→【程序和功能】，查找指定软件名称，点击【卸载】；完成后进入【Program Files】文件夹，删除残留目录；若是并行多台设备，应统一进行巡查排查，确保彻底清除。此外，应尽快向官方渠道采购正版授权并统一部署。

　　2、建立软件资产合规清单

　　建议企业IT部门和法务部门联合制定软件使用登记制度，包括：每一套软件的名称、版本号、序列号、采购日期、使用人、授权范围等内容，并设立年度清查机制，以降低误用盗版软件的风险。可使用Excel或资产管理系统定期记录、更新授权状态，并设立提醒机制避免授权到期失效。

　　3、应对厂商后续协商或诉讼风险

　　在发送律师函回复后，对方可能会安排面谈协商，提出“补授权+赔偿”的和解方案。此时可参考如下操作：评估实际使用情况对应的正版费用与历史期间估算价差；参考同行处理方式判断赔偿合理性；要求对方开具正式授权合同、免除追责协议等文件，确保一次性解决。若协商失败进入诉讼，应提前准备侵权抗辩材料、成本数据、整改文件，以降低败诉赔偿金额。

　　4、制定软件采购合规制度

　　防止再次收到软件侵权律师函，企业需建立严格的软件采购制度。采购前应统一由IT部门核查授权来源是否为官方渠道，严禁员工自行下载破解安装包；制定新员工入职设备检查规范，定期抽检员工电脑上的软件目录，防范小规模非法安装行为。

　　5、强化员工版权合规培训

　　企业应组织定期培训，明确告知使用盗版软件的法律风险，包括罚款、民事赔偿、名誉损失等，让员工充分了解“无授权即侵权”的原则。可以通过线上测试、违规问责等手段提高合规意识，营造健康使用环境。

　　总结

　　如何撰写软件侵权律师函回复函，不仅是法律合规动作的第一步，更体现了企业在版权管理方面的成熟度。在收到函件后及时排查风险、严谨拟函措辞、配合和解沟通，远比逃避应对更有利于企业自身发展。同时，必须正视使用盗版软件的问题，通过制度建设与正版采购，建立长效合规机制，才能从根本上杜绝法律纠纷。